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Comunicado de Prensa

RICOH: RECUPERACIóN DE DESASTRES TECNOLóGICOS, ¿ESTáN LAS ORGANIZACIONES PREPARADAS?

Por Crispín Velez, Leader Digital Transformation de Ricoh IT Services Latinoamérica

RICOH México, October 26, 2017

Una falla o siniestro puede suceder en cualquier momento y tiene el potencial de reducir las operaciones de toda una organización durante horas o días, lo que puede repercutir en la pérdida de ingresos, productividad y confianza de los clientes. En este contexto, contar con un plan de acción integral de TI para cualquier interrupción importante que podría ser causada por una inundación, incendio, desastre natural o cualquier otra crisis resulta de suma importancia para la rentabilidad de cualquier negocio.

Sin embargo, incluso a raíz de los recientes acontecimientos naturales registrados en varios países de Latinoamérica, parece que muchos CIO no están preparando sus empresas para lo que pueda pasar en un futuro.

Contar con un plan de TI integral

Por un lado, las compañías tienen que ser estratégicas sobre cómo asignan recursos durante la recuperación. Tradicionalmente, las compañías empiezan transfiriendo y cargando una gran cantidad de datos, por lo que el ancho de banda puede sobrecargarse muy rápidamente. Es fundamental que el departamento de TI dé prioridad a los sistemas críticos para poder responder y dar servicio a los clientes, mientras que ciertos datos respaldados (como los archivos de correo electrónico) se pueden recuperar más tarde. Al establecer prioridades para DR (Disaster Recovery, en sus siglas en inglés), la continuidad del negocio se recupera más rápido. A veces, incluso cuando ciertos sistemas de TI están inactivos, la empresa aún puede operar mediante procesos manuales o alternativos durante períodos de tiempo razonables. Cuando ese es el caso, otros sistemas, que no pueden funcionar de otra forma, deberían tener prioridad.

Las preguntas ante el desastre son decisivas

Lo que TI tiene que tener en cuenta es que realmente no importa qué tipo de incidente esté afectando el negocio. Podría ser un evento culminante como un huracán, pero también tienen que visualizar los incidentes del día a día como un corte de energía o un simple error humano. Por lo tanto, para determinar cómo responder, TI debe preguntar: "¿Cuánto tiempo se demorará en restaurar los sistemas y / o los datos afectados por este incidente?" Primeramente, se debe saber qué está afectado y cuánto tardará en restaurarse. Se debe realizar una evaluación exhaustiva de cómo se comporta el rendimiento óptimo en circunstancias normales, y solo entonces se puede juzgar el daño en una emergencia y calcular qué se necesitará para recuperarse.

Por otro lado, probar el plan DR es fundamental para identificar problemas durante una prueba y no durante un desastre real. La presión será lo suficientemente alta durante un evento real, y se deben tener claros ciertos roles y responsabilidades y que además no existan problemas técnicos subyacentes.

Protegiendo la información física

El sistema de TI más avanzado del mundo no será útil si la empresa pierde los datos e información primordial que necesita para operar de manera efectiva. Muchas de las funciones pesadas de papeleo dentro de una empresa también son las que más se verían afectadas por la pérdida de documentos clave. Considere, por ejemplo, si el equipo de contabilidad perdiera todos sus registros financieros o cuentas por pagar / documentos por cobrar.

La situación reside en que es intrínsecamente difícil hacer copias de seguridad del papel. La realidad es que cualquier incendio, robo, pérdida de archivos, daño por agua; puede hacer que los registros en papel no se puedan recuperar. Para aprovechar un plan de recuperación de desastres eficaz, se debe hacer una copia de respaldo de todo lo que se necesita para mantener el negocio en funcionamiento. Afortunadamente, existen sistemas integrados y eficaces para convertir documentos físicos a un formato digital.

La digitalización de los registros antiguos proporciona beneficios adicionales más allá de la seguridad y la continuidad del negocio. Pasar a flujos de trabajo digitales puede ayudar a evitar los procesos de reducción de productividad que están ralentizando el negocio.

Recomendaciones de Ricoh IT Services

Frente a esto, en Ricoh bridamos recomendaciones para tener un sólido plan para contar con la información disponible ante cualquier desastre tecnológico:

Una parte clave para establecer planes de respaldo y recuperación ante desastres es identificar sus prioridades de datos:

  • Objetivo de punto de recuperación (RPO): ¿qué partes de los datos necesita la empresa para recuperar el acceso lo más rápido posible para continuar / reanudar el funcionamiento? Si bien, idealmente, no se quiere perder ningún dato, lo más probable es que la mayor parte de los datos sean más antiguos, incluso archivados, y no se necesitan de inmediato.
  • Objetivo de tiempo de recuperación (RTO): ¿Qué tan pronto se necesita recuperar el acceso a al RPO? ¿En un día? ¿Dos horas? ¿Diez minutos? ¿Incluso menos? Al implementar la copia de seguridad y la recuperación ante desastres, no se puede descuidar las aplicaciones que usan los datos y las computadoras en las que se ejecutan. Las computadoras portátiles estándar pueden proporcionar software de oficina / web, pero también es recomendable usar un proveedor de soluciones que pueda alojar y ejecutar las aplicaciones críticas de la empresa o proporcionar soluciones virtualizadas.
  • Digitalizar la información: Se tiende a pensar que la información digital es la principal fuente con la que trabajan las empresas. Los datos que se generan en redes sociales y las transacciones digitales – incluyendo el Big Data –, junto con la información digitalmente nativa son los principales responsables de que la información digital crezca y se multiplique exponencialmente. Sin embargo, incluso hoy en día, el 95% de la información que maneja una empresa se encuentra en documentos almacenados en papel 1.
    Por ello, la mejor estrategia que se puede implementar es transformar estos documentos en papel en documentos digitales. Para una correcta transformación se debe tener en cuenta que los documentos digitales forman parte de procesos de negocio, donde muchas veces es el documento en papel el centro del proceso.
  • Tener la información 100% resguardada: Frente a cualquier eventualidad que surja, las empresas deben tener la capacidad de ofrecer una respuesta ágil y rápida para localizar la información necesaria lo más pronto posible. Resguardar al 100% la información de la compañía y de todos los departamentos hará que el negocio siga en funcionamiento y no genere perdidas monetarias.

En conclusión, los líderes empresariales, comprensiblemente, quieren que la recuperación ocurra de manera inmediata. No obstante, las responsabilidades y expectativas a veces superan los presupuestos. Si a TI le resulta difícil reunir la preparación y las capacidades exigidas por los ejecutivos, sin mencionar a los clientes, que están igualmente interesados en una recuperación rápida, entonces se debe de considerar un socio externo tecnológico que tenga experiencia, y que no solo libera al personal interno para enfocarse en agendas más estratégicas, sino que también proporciona información y recursos invaluables para crear una infraestructura resistente.

¿Cuál es la propuesta de valor de Ricoh para los planes de DR?

Como hemos mencionado anteriormente, contar con un Plan de Recuperación de Desastres (basado en políticas y configuraciones de replicación o prioridades) en caso de emergencia, permite a las empresas proteger y garantizar la disponibilidad de la información crítica.

Ante este panorama, RICOH cuenta con la solución de Recuperación de Desastres, concebida para proteger los servidores del centro de datos, de acuerdo con los lineamientos que defina la organización. Esta solución puede proteger servidores físicos y/o virtuales (Vmware o Hyper-V) y la arquitectura de RICOH permite proteger de manera automática el centro de datos hacia un sitio secundario o hacia la nube. La solución genera una replicación hacia la nube donde se almacenan los datos replicados y a partir de estos se pueden crear servidores virtuales para dar continuidad al negocio.

Ventajas de las Soluciones DRP de RICOH en el Cloud (Híbridas)

  • 1) Reducción de costos de TI, disminuye:
    - Costos de tener un datacenter alterno ocioso, gracias a las capacidades por demanda en la nube
    - Compra de servidores que van a estar “apagados” hasta que ocurra un desastre.
    - Comprar software independiente para virtualización o servidores físicos.
  • 2) Confiable, rápida y efectiva recuperación de datos.
  • 3) Ahorros en tiempos con disponibilidad de datos garantizada:
    - Monitoreo en tiempo real de la replicación, política y estado de salud de la plataforma
  • 4) Distribución geográfica de la información
  • 5) Escalabilidad y flexibilidad:
    - Adición de capacidades en la nube en el momento que el negocio lo necesite y solamente el tiempo que se necesite.
    - Incluir plataforma física o virtual.
    - Adiciona nuevos servicios de respaldo fácilmente.
  • 6) Seguridad de la información: Niveles de seguridad altos con VPN’s virtuales, Encriptación de Información, Contraseñas encriptadas de acceso, Subredes y Tablas de enrutamiento

En conclusión, con amplia experiencia en el mercado y certificaciones alrededor del tema, la metodología y soluciones de protección y recuperación de un centro de datos utilizado por RICOH, permite contar con una infraestructura segura, escalable y altamente disponible. Ya sea en una infraestructura on-premise o en la nube, en modo activo o pasivo, a metros o miles de kilómetros; RICOH ayuda a las empresas con una práctica y eficiente solución y plan de protección.

1 Estimación realizada por el Instituto Internacional para el Medio Ambiente y el Desarrollo (IIED), 2015.


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