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Comunicado de Prensa

RICOH: ¿LE CONVIENE A LA PYME MEXICANA OPTIMIZAR SUS FLUJOS DE TRABAJO?
RICOH México, May 3, 2016

Ricoh, compañia tecnológica global especializada en equipos de impresion de oficina, soluciones de impresion de produccion, sistemas de gestión documental y servicios de TI, asegura que mientras que las grandes compañia estan mudando rapidamente las funciones y procesos de negocio a la Nube, muchas pequeñas y medianas empresas continúan atrapadas en Ia constante ida y venida del papel. Frente a esto, un estudio de la AIIMM 1 encontro que dos tercios de las empresas que adoptan procesos tecnolongicos "paperless", reportan una recuperacidn de la inversion en 18 meses. En el mismo estudio, el 70%de las empresas indicaron que tuvieron una excelente retorno de la inversion en software que elimina el papel en los procesos de las areas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Las compañíascitaron otros beneficios como mejores registrosde auditoria, un tiempo de respuesta más rapido, una mayor productividad y un mejor seguimiento del estado de los procesos y flujo de trabajo.

¿Por qué digitalizar si eres una PYME?

En una oficina pequeria, es importante que todo el mundo sea lo más eficiente posible, incluso si un trabajador tiene que estar buscando entre multiples documentos, se pierde produclividad. Una encuesta realizada por Software Advice, señala que los trabajadores que laboran en entornos basados en papel, pierden al menos seis horas a la semana buscando documentos.

El hecho es que los procesos manuales son realmente un obstáculo de crecimiento para las PYMES, incluso si se tiene una oficina organizada en donde todos los documentos estan debidamente archivados y todo el personal sabe exactamente diinde están. La digitalizacion de los registros hace a los trabajadores más eficientes, dándoles lo que necesitan cuando lo necesitan, y les permite trabajar a traves de formas más flexibles, haciendo por ejemplo home office.

1 http://www.aiim.org/pdfdocuments/iW-Paper-Wars-2013.pdf

Cuentas por pagar — el area de negocios natural para entrar a la era digital

Por otro lado, los intensos flujos de trabajo en las áreas Cuentas por Pagar basados en documentos provoca que sea una de las divisiones naturales de negocio para digitalizar en primer lugar y las PyMEs no son la exception. Diariamente, estos departamentos reciben facturas en formatos en PDF o por correo, situación que hace que el negocio sea poco eficiente, a menos que se cuente con una solución de captura de datos para identificarlos, extraerlos y convertirlos automaticamente, de otr-a forma, la informacion se tiene que integrar manualmente. Ricoh Mexicana cuenta con la solucion Pay Control, que permite eficientar los procesos relacionando todos los documentos inherentes a una factura. Ademas aporta visibilidad y disponibilidad instantanea y los usuarios pueden obtener inforrnes precisos. Al implementar soluciones como Pay Control, tambien puede disminuir el riesgo de errores que puede ocurrir si estos procesos se hacen de forma manual.


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